Assemblée générale numérique : préparer chaque étape

Une assemblée générale numérique reste une assemblée de copropriétaires, avec ses règles de convocation, de majorité et de traçabilité. L'outil doit soutenir l'organisation décidée pour la réunion et permettre de retrouver les éléments qui justifient les résultats.

Préparer la convocation et ses annexes

Vérifiez les destinataires, l'ordre du jour, les projets de résolution et les pièces nécessaires. Les règles de délai et de notification doivent être contrôlées pour chaque assemblée dans la fiche officielle sur la convocation. Un courriel ordinaire ou une notification de l'application ne constitue pas automatiquement une notification conforme.

Distinguer les modes de participation

Présence sur place, participation à distance, représentation et vote par correspondance demandent des traitements distincts. Pour le vote par correspondance, le formulaire doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion. Les modalités figurent dans le guide officiel du déroulement de l'assemblée.

Préparez la liste de présence, les pouvoirs et les votes reçus avant la séance. Un formulaire produit par le logiciel ne signifie pas que son dépouillement est automatiquement intégré aux résultats.

Tester les accès avant la réunion

Avec des comptes de démonstration, vérifiez qu'un copropriétaire ouvre les bons documents et retrouve la réunion concernée. Contrôlez la résolution affichée, les droits de vote et la manière dont un résultat est enregistré. Prévoyez une solution organisationnelle si une personne perd sa connexion.

Relire les résultats avant publication

Pour chaque résolution, rapprochez les voix, les tantièmes et la règle de majorité applicable. Les changements de présence doivent être pris en compte. Préparez ensuite le procès-verbal et conservez la version validée avec les pièces nécessaires.

Kopro accompagne les convocations, résolutions, présences et votes en séance. La génération du formulaire de correspondance est disponible, mais la ressaisie complète de ces votes n'est pas encore intégrée. L'envoi de recommandé électronique nécessite un prestataire externe ; il ne faut pas l'assimiler à une fonction déjà branchée dans Kopro.